Freitag, 06 März 2015 13:21

Papierloses Büro

Bereits vor 2 Jahren haben wir einige Umstellungen zur Senkung des Papierverbrauches vorgenommen.

Bei einem Anzeigenumsatz von ca. 500.000 Euro im Jahr, kommen eine Menge Anzeigenaufträge zusammen. Es war durchaus üblich, nicht nur die Anzeigenaufträge auszudrucken, zu lochen und zu archivieren, sondern viele Kunden wollten den Anzeigenauftrag per Fax oder Post. So druckten die Mitarbeiter während der Bearbeitung der Anzeige, diese nicht nur einmal aus, sondern es kamen einige Blätter zusammen.

Mehrfache Versuche auf ein „papierloses Büro“ umzustellen scheiterte nicht nur an den Mitarbeitern, sondern häufig auch an den Anzeigenkunden und Geschäftspartnern. Alles schön gedruckt und in Akten eingeheftet. So war es doch immer.

Sicherlich gibt es heute noch Kunden, die den altgewohnten Papierweg gehen, aber die Anzahl dieser Kunden sinkt stetig.

Gefaxt wird über den Faxserver, Anzeigenentwürfe und Anzeigenauftrag gemailt. Gesicherte Daten sind bei einer entsprechenden elektronischen Ablage und Sicherung schnell gefunden. Alles kein Problem mehr für die Mitarbeiter und Kunden.

Nun gehen wir gemeinsam mit unseren Kunden den nächsten Schritt.

Ein Spruch von mir ist immer, „Es sterbe der deutsche Wald, dafür lebe die Deutsche Post!“. Eine Umstellung im Bereich Rechnungs- und Angebotsversand ist zwingend notwendig.

Beispiel: Wenn ein Kunde eine Anzeige für 15 Euro schaltet, der Verlag seine Kosten decken muss und wir auch, bleibt einfach kein Geld mehr, um für 0,62 Euro Porto noch einen Brief mit einer Rechnung zu schicken. Druckkosten und Versandkosten fressen den schon geringen Gewinn auf. Außerdem muss es im Zeitalter der Technik einfach nicht sein. Ständig werden wir von Staatsseite gezwungen die Umwelt zu schonen, ob wir wollen oder nicht, ob es sinnvoll ist oder nicht. Noch ein Grund mehr, da wo es machbar und sinnvoll ist, etwas für die Umwelt zu tun. Wir werden in Kürze unsere Kunden und Partner über diesen weiteren Schritt informieren. Rechnungen, Angebote und anderer Schriftverkehr werden dann nur noch über Email laufen, wenn es denn irgendwie möglich ist. Wir haben es mit einigen Kunden und Partner getestet und es funktioniert wirklich super.

Natürlich können auch wir nicht ganz auf Papier verzichten, aber wo es geht werden wir es tun. Um unserem Ansinnen Nachdruck zu verleihen, werden wir zukünftig Briefbeförderungsgebühren an den Kunden weitergeben. Außerdem versuchen wir alle Partner und Kunden für dieses Thema zu sensibilisieren. Ich bin mir sicher, auch Kleinkunden profitieren vom „papierlosen Büro“, wenn sie es zulassen.

Daniela Laurien